Plataforma de comunicação interna inovadora utiliza aplicativo no celular para prover informação sobre a empresa, gerar integração e engajar equipe
O Viva Voz APP, canal digital de relacionamento interno da Santos Brasil, completou um ano em outubro tendo conquistado a adesão de um terço dos funcionários da companhia. Nesse período, 1.120 dos 3.100 funcionários da empresa já aderiram a esta plataforma inovadora para ficar por dentro das principais novidades da empresa, tirar dúvidas, consultar políticas e procedimentos, além de acompanhar os principais indicadores corporativos.
O projeto, coordenado pela área de Comunicação em parceria com TI e Gente & Gestão, foi desenvolvido para tornar o aplicativo a principal plataforma de interação da empresa e seus funcionários, de forma a reforçar valores e acelerar a disseminação da cultura digital.
Desafio
O desafio da Santos Brasil foi o de desenvolver uma ferramenta de comunicação arrojada e eficiente para alcançar funcionários que ficam espalhados em terminais de contêineres, centros logísticos e escritórios na Baixada Santista, São Paulo, São Bernardo do Campo (SP), Imbituba (SC) e Vila do Conde (PA).
Além disso, a plataforma deveria atrair tanto a atenção do funcionário operacional (que representa 70% do quadro da empresa e não tem acesso a computador ou e-mail corporativo) quanto do administrativo (30%), integrar os diversos sistemas internos de distribuição de informação e aos poucos substituir os canais existentes (TV, revista, mural e e-mail), propiciando também uma redução de custos.
Solução
Baseada nos dados de penetração do celular entre os brasileiros (168 milhões possuem smartphone, segundo pesquisa FGV; 46% o utilizam para realizar operações bancárias e 73% não saem de casa sem o celular, segundo pesquisa Opus Software), a companhia resolveu investir no desenvolvimento do seu próprio aplicativo, o Viva Voz APP, que pode ser instalado em qualquer celular com sistema Android ou iOS.
O APP foi lançado em outubro de 2017, e os funcionários passaram a ter acesso em tempo real, onde quer que estejam, às informações da Santos Brasil e a poder interagir com a empresa, tirando dúvidas e consultando dados.
Estudo da empresa Social Base realizado em 2017 apontava que no Brasil apenas 15% das companhias de grande porte utilizavam aplicativos para smartphone como canal de comunicação com funcionários.
O desenvolvimento do sistema da Santos Brasil ficou a cargo da TheAppBuilder, empresa referência na criação de aplicativos com foco em usuários corporativos e sede na Irlanda do Norte.
A etapa inicial do projeto teve como premissas prover informação, gerar integração e engajamento da equipe, facilitando a gestão do conhecimento.
A facilidade de monitorar os resultados por meio de indicadores predefinidos na plataforma facilitou o desenvolvimento de ações para estimular a adesão, tais como campanhas off-line, pesquisas para identificar o que está agradando e necessidades ainda não atendidas.
A inclusão das escalas de trabalho diárias e mensais, por exemplo, foi uma demanda percebida logo no início do desenvolvimento do aplicativo e que, ao ser incorporada ao sistema, rendeu adesão instantânea por parte dos funcionários já afeitos ao uso do smartphone.
No primeiro ano de aplicativo, ações pontuais foram incorporadas para atrair o público. Uma delas foi a possibilidade de os usuários poderem enviar fotos em datas comemorativas para serem exibidas dentro do ambiente do APP e, às vezes, com a opção de compartilharem em suas redes sociais. As ações geraram mais acesso e o envolvimento de empregados de todos os setores.
Resultados
Durante este primeiro ano, a companhia publicou cerca de 25 notícias por mês por meio do sistema. A maioria delas ligada às áreas de gente e gestão, qualidade e segurança – reforçando valores, mas também informações úteis para os profissionais e para a operação.
Atualmente, cerca de 50% das notícias publicadas no Viva Voz são fruto de informações fornecidas pelos próprios funcionários, o que demonstra o nível de engajamento alcançado.
De acordo com Béatrice de Toledo Dupuy, gerente de Comunicação Corporativa e Sustentabilidade, o próximo passo do projeto é aumentar a integração com os sistemas de gente e gestão da empresa de forma a viabilizar consultas a holerite, banco de horas, treinamento, acompanhamento de protocolos etc. Recursos que facilitem o cotidiano do funcionário e promovam maior produtividade.
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