Por Daniel Gobbi
Acompanhamos através dos últimos 6 anos que o processo de implementação do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) não é tão simples quanto falado por aí, até mesmo porque ele tem um impacto direto na cultura e na forma com que as coisas acontecem dentro da empresa – e isto não é fácil mudar. Porém estas mudanças podem trazer grandes benefícios para uma organização, por isso escrevemos aqui alguns fatores que devemos efetivamente pensar e estruturar antes de seguir, e espero que este material possa efetivamente contribuir para seu processo consciente de tomada de decisão sobre a implementação desta ferramenta de simplificação e controle de processos aduaneiros.
Você está preparado? Então aperte os cintos e vamos quebrar alguns paradigmas a respeito do tão falado, e em algumas vezes pouco entendido Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA). Mas, antes de mais nada, ter acesso a legislação que rege este Programa é fundamental para compreender seu papel nas organizações e como ela atuará na transformação e melhoria dos negócios.
O início de tudo
O Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA) tem como objetivo a promoção de um ambiente de competitividade comercial em âmbito global e a busca pela conformidade e segurança das respectivas cadeias logísticas, o qual é a principal motivação para o desenvolvimento deste. Para isso, os países estão investindo muito no desenvolvimento, intercâmbio de melhores práticas e no estudo aplicado sobre o programa e seu impacto no comércio.
Inicialmente cabe informar que esses Programas são desenvolvidos sob padrões internacionais, emitidos pela Organização Mundial das Aduanas (OMA) e recentemente pelo Acordo de Facilitação de Comércio (AFC) da Organização Mundial do Comércio (OMC), onde cada país deve levar em consideração a legislação nacional para estabelecer a forma que as empresas deverão cumprir com determinados requisitos. Esses programas não podem deixar de levar em consideração tais padrões internacionais, pois constituem na base para a negociação de Acordos de Reconhecimento Mútuo (ARMs).
Conforme apresentado acima, destaca-se para este programa um conceito novo, inovador e universal que permite a criação de uma aliança estratégica entre Governos (Aduanas) e o setor privado. Tal aliança é forjada através do compromisso das empresas em incorporar requisitos de segurança (security) em sua cadeia logística e manter um registro fiscal e aduaneiro satisfatório, gerando assim um compromisso de conformidade com a autoridade aduaneira e, portanto, com a possibilidade de se obter uma série de benefícios relacionados às suas operações de comércio exterior.
A implementação
Quando falamos do interesse na implantação do Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA) dentro de uma organização, devemos ter a consciência de que este processo exigirá muita preparação, planejamento, resiliência e uma inevitável mudança no cotidiano do seu negócio. Para uma implementação eficiente, que traga resultados efetivos, é necessário rotina, padronização e envolvimento de todos, e assim destacamos etapas que não podem faltar para uma implantação de sucesso:
a) Envolva todas as pessoas da sua empresa no processo – Engajamento é a chave de sucesso. Todos os colaboradores da empresa, com conexão direta ou indireta nas atividades relacionadas com o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) devem ser envolvidos no processo. Também aqui é imprescindível manter uma comunicação clara e qualificação constante, como forma de incentivar a participação de todos.
É fundamental também que a direção demonstre liderança e comprometimento com a implementação deste processo, pois como informado, uma mudança cultural necessitará diretamente do apoio e aprovação destes profissionais.
b) Defina o método de coleta de informação e comunicação – Manter uma comunicação mais frequente, geralmente traduz em resultados mais confiáveis. Entender a melhor periodicidade ou a forma de alinhamento para a implementação do projeto é fundamental para que a empresa tenha sucesso neste processo de implementação, sem o risco deste projeto se perder ao longo do tempo.
c) Gerencie o conhecimento – Já parou para pensar na quantidade de conhecimento produzido em uma organização? Todos os procedimentos realizados em uma empresa são fontes de importantes informações para manter seu funcionamento, bem como fazê-la crescer. Nesse sentido, um dos desafios deste projeto está em conseguir uma forma de estruturar todas as atividades, organizá-las e direcioná-las de modo que os setores trabalhem em sintonia uns com os outros, garantindo a evolução dos negócios.
d) Defina indicadores de performance – Defina quais os indicadores são importantes para monitorar o desempenho dos seus processos, porém não exagere no número de indicadores e em sua complexidade. Os indicadores devem atender às exigências da empresa e os critérios definidos pelo Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA).
e) Acompanhe o projeto – Acompanhar o desenvolvimento do projeto, a qualidade da informação gerada e a interligação das informações entre os departamentos e os parceiros comerciais é fundamental para que se tenha um claro entendimento dos fluxos, processos, atividades e riscos que estão inseridos nas cadeias logísticas internacionais.
É importante definir um responsável ou preferencialmente um comitê responsável pelo acompanhamento das atividades e, claro, das ações corretivas quando necessário realinhamento dos processos e controles internos.
Para um acompanhamento mais eficiente, o uso de sistemas com atualizações e alertas automáticos sobre as ocorrências, ou apresentação das evoluções do projeto facilita a dinâmica de acompanhamento e permite aos gestores acompanhar apenas os casos que necessitem de sua atenção.
f) Adote uma postura positiva – O não atendimento a um requisito é definido pelo Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA) como uma não conformidade, ou seja, quando a empresa não opera de acordo com o determinado pelo(s) requisito(s), e, portanto, o processo passa a ser passivo de adequação. Desta maneira é importante criar estratégias de entendimento e adequação dos processos com vistas a “corrigir” as não conformidades, alinhando as ações e objetivos determinados pelo Programa, com a finalidade de prever situações de exposição ao risco, que poderão apresentar-se como um problema posteriormente.
Manutenção e Melhoria Contínua, fundamental e necessário
Não se engane em acreditar que, após implementado e certificado, o processo acabou. Sua jornada está apenas começando. Depois da implantação do Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) é necessário concentrar a atenção na melhoria dos processos e controles internos, colocando em prática sugestões de aperfeiçoamentos dadas por todas as partes interessadas no processo, com a finalidade de obter processos cada vez mais eficientes e de melhor qualidade – visando sempre a mitigação dos riscos logísticos e aduaneiros.
Ainda por nosso acompanhamento, é notório que o sucesso de uma empresa aqui já certificada, independentemente do seu porte, está vinculado à prática de transformar seu conhecimento em resultados efetivos. Sendo assim, a adoção de um processo de gestão do conhecimento aplicado no dia a dia, passa a facilitar consideravelmente o processo de manutenção, fazendo com que as atividades aconteçam de forma intuitiva sem que as pessoas se deem conta disso. Sabe aquela premissa de que devemos aprender com os erros? Então, isso deve ser levado em conta neste processo, pois erros e acertos devem ser gerenciados para serem utilizados em decisões futuras com base no aprendizado obtido em experiências anteriores.
Desta maneira, um dos grandes desafios das organizações que buscam um processo estruturado de manutenção e melhoria contínua para o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA), está em saber extrair o conhecimento gerado e acumulado ao longo do tempo por seus funcionários. Nesse sentido, essa ideia poderá ser aplicada em qualquer empresa, entretanto, exigirá a criação de novos modelos organizacionais, que permitam enfrentar as barreiras existentes nos processos de transformação da organização.
Artigo escrito por Daniel Gobbi Costa (dgobbi@allcompliance.com.br)
Daniel Gobbi Costa é Diretor da Alliance Consultoria e Treinamento em OEA e responsável pela coordenação dos projetos. Graduado em Administração de Empresas e habilitação em Comércio Exterior, com especialização nas áreas de Logística, Qualidade e Gerenciamento de Projetos, atua desde 2007 em atividades de Auditoria/Consultoria nas áreas Logística e de Comércio Exterior participando de projetos de implementação e manutenção de controles internos. www.allcompliance.com.br
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Fonte: cargonews.com.br
