Exclusão? Até quando as empresas deixarão de manter seus controles OEA

Esta é apenas a ponta do iceberg de um processo contínuo de exclusão de empresas junto ao Programa OEA.

Antes de mais nada, gostaria de começar aqui lembrando que a certificação junto ao Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) é de adesão voluntária, ou seja, a empresa adere quando encontra uma necessidade, e não uma obrigatoriedade – ou assim deveria ser. Mas enfim, vamos ao que interessa.

Poucos sabem ou dão importância para este processo, mas o Programa de Operador Econômico Autorizado (OEA), desde a publicação da Instrução Normativa RFB nº 1985 de 29 de outubro de 2020 já orienta em seus Artigos 19, 23, 27 e 28 sobre a possibilidade de exclusão definitiva ou temporária, por conta de não atendimento, ocorrência de fato que comprometa ou inviabilize o exercício de sua função na cadeia logística, ou solicitação por parte da empresa. Onde em muito tal exclusão será precedida de recomendações para ajuste, no curso do acompanhamento permanente realizado pela Equipe OEA, e com isto para então retorno, a necessidade de atendimento aos critérios definidos pelo Programa.

Ainda foi publicada no Diário Oficial da União do dia 28 de dezembro de 2020, a Portaria Coana nº 88 de 23 de dezembro de 2020, que orienta sobre os ritos de exclusão temporária do operador de comércio exterior certificado no Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado, revogando então a legislação anterior sobre o tema (a Portaria Coana nº 81/2019).

Importante registrar que a exclusão ocorre quando constatado o não-atendimento de requisitos e critérios do Programa ou de dispositivos da Instrução Normativa RFB nº 1985 de 29 de outubro de 2020 e o operador não implementa os ajustes recomendados pela Equipe OEA no prazo de 30 dias.

Na exclusão temporária, os eventos se invertem: o operador é excluído de plano e, não sanadas no prazo assinalado as vulnerabilidades e deficiências detectadas, a exclusão torna-se definitiva.

Com o acima apresentado, é necessário entender por que algumas empresas estão sendo excluídas do Programa OEA. Qual o motivo que as levam a terem sua certificação cassada. A resposta muitas vezes não é difícil de ser encontrada: a falta de comprometimento.

Desde o início deste processo de certificação no Brasil, em dezembro de 2014, acompanhamos as empresas que buscam e se interessam pela certificação junto ao Programa OEA, muitas vezes impulsionadas pela oportunidade de melhoria de seus controles, diferenciação de mercado ou ainda pela simples exigência do mercado pela habilitação de seus parceiros comerciais neste processo. Porém, independentemente do caminho, nem sempre a empresa se compromete com o próprio processo de certificação ou ainda com sua manutenção ao longo do tempo.

Para ilustrar o que estamos falando, já escrevemos alguns outros artigos sobre o tema, porém recomendo a busca pelo artigo: Gerenciamento de Riscos nos Projetos OEA: será que ainda temos muito a aprender? Neste texto coloco alguns pontos que demonstram a necessidade das empresas em garantir os controles internos de forma correta.

Seguindo aqui, é muito comum dentro dos processos de habilitação, onde a empresa ainda nem mesmo encontra-se certificada, não haver o envolvimento e comprometimento das áreas internas. Geralmente a empresa possui uma pessoa que se interessa, que encabeça o processo, e as outras simplesmente cumprem o determinado e, em inúmeras vezes, com o simples objetivo de se livrar daquela demanda interna.

Evidentemente que isto não funciona. Temos notado que a maioria dos indeferimentos, ou seja, as negativas de habilitação geralmente possuem como raiz este ponto, o não envolvimento e comprometimento das pessoas com o processo.

Ainda sobre esta ação do não envolvimento ou comprometimento, é muito comum registrar que, depois do envio das informações para a Equipe OEA da Receita Federal, muitas empresas (pessoas) deixam simplesmente de cumprir com os processos, o que trará uma incerteza e dificuldade enorme para o processo de verificação e consequentemente certificação.

Havendo a certificação, passamos para uma outra necessidade, também então pouco interessada pelas empresas, que é a manutenção. A partir do momento que as empresas se certificam, muitas entendem que a Receita Federal e os demais organismos de controle aduaneiro simplesmente deixarão de verificar o processo, gerando assim uma acomodação enorme e novamente o entendimento de que manter os controles não é necessário. Porém, de forma recorrente as equipes de gestão e manutenção do Programa OEA estão trabalhando para garantir que estes controles se mantenham ativos, com a verificação e acompanhamento junto as empresas ora certificadas.

Outro ponto aqui a se destacar é o turnover ou a rotatividade de pessoas dentro da empresa, o que inviabiliza em muitos casos o entendimento e manutenção dos processos. É comum falar com empresas que não possuem um histórico relativo ao processo, ou que os controles foram perdidos ao longo do tempo pois as pessoas, que tinham o conhecimento e a informação, foram embora e não passaram o bastão para outras pessoas. A centralização deste processo também é um grande fator de risco, visto que é importante todos dentro da empresa ter o conhecimento e envolvimento com eles.

E como resposta da não manutenção e do trabalho das equipes de controle e gestão do Programa OEA, o que estamos acompanhando é a exclusão de algumas empresas, que por uns ou outros motivos não estão garantindo a premissa de qualquer sistema de gestão, com a necessidade de manter e melhorar continuamente seus processos, e isto não é nada legal, principalmente para o mercado e para os interesses do comércio exterior.

Para finalizar, quero dizer que esta é apenas a ponta do iceberg de um processo contínuo de exclusão de empresas junto ao Programa OEA. É importante que as empresas entendam, definitivamente, a necessidade de investimento em pessoas, em processo e em manutenção das estruturas e de seus controles. Além disto, é necessário também que as empresas (pessoas) se comprometam e se envolvam para a melhoria contínua dos processos de gestão, e não mais se dediquem a apenas executar o básico e com isto, deixar o bonde passar.

Deixar o bonde passar pode custar caro para a empresa, para a cadeia logística e para o contínuo crescimento e desenvolvimento dos negócios internacionais. A responsabilidade também é sua, por isso, dar a devida atenção à manutenção do OEA é o primeiro passo!